Lyssna

Kundcase

Västerviks kommun

SMS registrering löser Västerviks lunchproblem i samband med Covid-19 ​
55003esbjorngrandalenivastervikkopia-800x533

Västerviks kommun innovativa lösning på lunchproblem i samband med Covid-19

Västerviks kommun innovativa lösning på lunchproblem i samband med Covid-19  med hjälp av Entergates verktyg esMaker

I läget som råder handlar det om finna lösningar på nya situationer med nya kreativa tillvägagångssätt.

Västerviks kommun har med esMaker tagit fram en innovativ lösning till skolmåltid för gymnasieelever för att förenkla processen för kommunen, eleverna och för att hjälpa näringslivet. Utgångspunkten i beslutet som kommunledningens och kommunpolitikernas fattat var att eleverna saknar skollunch samtidigt som den lokala restaurangnäringen var nära att gå omkull.

– Så varför kan vi inte låta eleverna äta på restaurangerna och på så sätt även stötta det lokala näringslivet, frågade vi oss när vi började arbeta på en lösning säger Esbjörn Grandalen, processledare i Västerviks kommun.

"Målet var att ha en säker lösning för kommunen där vi har kontroll på kostnaderna men den ska samtidigt vara smidig att använda både för våra elever och för restaurangägarna."

-Esbjörn Grandalen, processledare i Västerviks kommun.

CORONAKRISEN Under en arbetsdag löste Västerviks kommun problemet med att ge eleverna lunch trots att gymnasieskolorna är stängda. Med hjälp av ett snabbt ihopsatt team och ett enkelt undersökningsverktyg kan nu drygt 1000 elever äta lunch varje dag igen.

Liksom alla kommuner brottades Västervik med problemet hur gymnasieleverna skulle kunna få skollunch trots att skolorna är stängda och distansundervisningen är obligatorisk i coronatider.

Konkurshotade restauranger

Utgångspunkten i beslutet som kommunledningens och kommunpolitikernas fattat var att eleverna saknar skollunch samtidigt som den lokala restaurangnäringen var nära att gå omkull.

– Så varför kan vi inte låta eleverna äta på restaurangerna och på så sätt även stötta det lokala näringslivet, frågade vi oss när vi började arbeta på en lösning. säger han

Snabbt sattes ett team samman med en representant från Västerviks gymnasium, en från kommunens näringslivsorganisation Västervik Framåt AB, VFAB, samt Esbjörn Grandalen. Med gymnasieskolornas hjälp fick de fram ett elevregistr där både mejladresser och telefonnummer finns till alla elever. Sedan skickade representanten från VFAB ut en förfrågan till alla lokala restaurangägare om de var intresserade av att vara med. Gensvaret var stort och under dagen skickade de ut och fick tillbaka 22 signerade avtal tack vara en lösning med digital signering.

Detta inlägg är ett utdrag från Kvalitetsmagasinets artikel – Snabb innovation löste Västerviks lunchproblem av av Catharina Byström

Hela artiklen går att läsa på Kvalitetsmagasinet: https://kvalitetsmagasinet.se/snabb-innovation-loste-vasterviks-lunchproblem/

Smidig beställning

Varje dag efter lunch skickar Esbjörn Grandalen ut en sammanställning hur många luncher som har serverats till respektive restaurangägare som de använder som ett fakturaunderlag.

– Vi har på detta sätt stenkoll på hur många som beställt och hämtat lunch varje dag och det är en trygghet för restaurangägarna också. Själva betalningen fungerar lite som swish, fast det inte är en betalning fungerar det som en transaktion.

Enkelt verktyg – esMaker

Kommunen har även tagit fram en checklista för både elever och restaurangägare med information om hur lösningen fungerar.

Både förfrågningarna till restaurangägarna, listan med restauranger som skickas till eleverna samt själva beställningsförfarandet sker med hjälp av undersökningsverktyget Esmaker som många kommuner använder.

– Målet var att ha en säker lösning för kommunen där vi har kontroll på kostnaderna men den ska samtidigt vara smidig att använda både för våra elever och för restaurangägarna.

Med expressutvecklingen kan nu cirka 1050 elever äta lunch varje dag.

– Det är knappt jag tror på det själv, men det gick ju bra!

Bra samarbete

På kort tid har de även infört en ny rutin för att få en nulägesbild av sjukfrånvaron i realtid i alla kommunens förvaltningar. Tre dagar i veckan skickar de ut en undersökning med samma webverktyg som förvaltningarna får besvara mellan kl 8 till 10. En kvart senare, kl 10:15, kan kommunledningen få en nulägesbild som sedan ligger till grund för kontinuitetshanteringen.

Esbjörn Grandalen menar att en anledningen till att samarbetet i kommunen har fungerat så bra under corona-hanteringen är att de under flera års tid arbetet med att Iso-certifiera kommunens alla verksamheter. Mycket dialog och involveringar har skapat en större samsyn över verksamhetsgränserna.

Artiklen är skriven av Catharina Byström, Kvalitetsmagasinet (27-03-2020)

Källa: https://kvalitetsmagasinet.se/snabb-innovation-loste-vasterviks-lunchproblem/

Är eran kommun intresserad av en likadan lösning? Kontakta oss så berättar vi mer

Vill du veta mer om SMS enkäter eller esMaker för kommuner?